Establecer reglas de nombres de archivos para el equipo y comprobarlos con Python

01Escribir la convención de nombres antes de crear el comprobador

Este ejemplo utiliza el formato YYYYMMDD_project_document_vNN.ext. La date tiene ocho dígitos y debe ser una fecha real del calendario. project y document utilizan letras minúsculas o dígitos, opcionalmente separados por guiones. La version es v seguida de exactamente dos dígitos. Las allowed extensions son pdf, docx, xlsx, csv y txt.

YYYYMMDD_project_document_vNN.ext

Example:
20260920_alpha_test-plan_v01.pdf

• Usa la fecha de trabajo relevante del archivo como YYYYMMDD.
• Utiliza project y document tokens en minúsculas.
• Usa underscores únicamente entre las cuatro partes principales del filename.
• Utiliza v01, v02, etc. para versions en lugar de final, latest, new o revised.
• Conserva la file extension original y restríngela a una lista acordada.

02Crear una carpeta sintética con nombres válidos e inválidos

Los filenames siguientes son sintéticos y fueron creados específicamente para este artículo. Guarda el script de preparación como create_file_naming_demo.py. Crea ocho archivos vacíos; cuatro siguen la regla y cuatro la incumplen deliberadamente.

from pathlib import Path

SOURCE = Path("outputs") / "file_naming_demo"
FILENAMES = [
    "20260920_alpha_test-plan_v01.pdf",
    "20260920_alpha_results_v02.csv",
    "20260921_beta_meeting-notes_v03.txt",
    "20261001_beta_budget_v01.xlsx",
    "2026-09-20_alpha_notes_v01.txt",
    "20260920_Alpha_notes_v01.txt",
    "20260920_alpha_notes_final.txt",
    "20260230_beta_results_v01.csv",
]

SOURCE.parent.mkdir(parents=True, exist_ok=True)
SOURCE.mkdir()  # Stop if the synthetic source already exists.

for filename in FILENAMES:
    target = SOURCE / filename
    with target.open("xb"):
        pass

Se espera que los primeros cuatro names pasen. El quinto utiliza una hyphenated date en lugar de YYYYMMDD. El sexto contiene un uppercase project token. El séptimo utiliza final en lugar de vNN. El octavo tiene la forma correcta, pero contiene la fecha imposible 2026-02-30.

03Clasificar manualmente los ocho nombres

Por tanto, los totales esperados son 8 files checked, 4 passes y 4 failures. Tres failures son structural y uno tiene un filename estructuralmente válido pero una calendar date no válida.

04Comprobar filenames sin renombrarlos

Guarda el script siguiente como check_file_names.py. Solo lee filenames y escribe un informe CSV en una output folder separada. No renombra, mueve, edita ni elimina ningún source file.

import csv
import re
from datetime import datetime
from pathlib import Path

SOURCE = Path("outputs") / "file_naming_demo"
OUTPUT_DIR = Path("outputs") / "file_naming_result"
REPORT = OUTPUT_DIR / "file_naming_report.csv"
ALLOWED_EXTENSIONS = {"pdf", "docx", "xlsx", "csv", "txt"}

NAME_PATTERN = re.compile(
    r"^(?P<date>[0-9]{8})_"
    r"(?P<project>[a-z0-9]+(?:-[a-z0-9]+)*)_"
    r"(?P<document>[a-z0-9]+(?:-[a-z0-9]+)*)_"
    r"(?P<version>v[0-9]{2})\."
    r"(?P<extension>[a-z0-9]+)$"
)


def check_filename(filename: str) -> tuple[str, str]:
    match = NAME_PATTERN.fullmatch(filename)
    if match is None:
        return "FAIL", "STRUCTURE_ERROR"

    extension = match.group("extension")
    if extension not in ALLOWED_EXTENSIONS:
        return "FAIL", "UNSUPPORTED_EXTENSION"

    try:
        datetime.strptime(match.group("date"), "%Y%m%d")
    except ValueError:
        return "FAIL", "INVALID_DATE"

    return "PASS", ""


def main() -> None:
    if not SOURCE.is_dir():
        raise FileNotFoundError(f"Source folder not found: {SOURCE}")
    if OUTPUT_DIR.exists():
        raise FileExistsError(f"Output folder already exists: {OUTPUT_DIR}")

    files = sorted(path for path in SOURCE.iterdir() if path.is_file())
    results = []

    for path in files:
        status, issue = check_filename(path.name)
        results.append({
            "filename": path.name,
            "status": status,
            "issue": issue,
        })

    OUTPUT_DIR.parent.mkdir(parents=True, exist_ok=True)
    OUTPUT_DIR.mkdir()
    with REPORT.open("x", encoding="utf-8", newline="") as stream:
        writer = csv.DictWriter(
            stream,
            fieldnames=["filename", "status", "issue"],
        )
        writer.writeheader()
        writer.writerows(results)

    passed = sum(row["status"] == "PASS" for row in results)
    failed = len(results) - passed
    print(f"Files checked: {len(results)}.")
    print(f"Passed: {passed}; failed: {failed}.")
    print(f"Report: {REPORT.as_posix()}")


if __name__ == "__main__":
    main()

python check_file_names.py

05Comparar el informe esperado

El report debería contener una fila por cada source file. Como los filenames se ordenan alfabéticamente antes de comprobarlos, el output order sigue los sorted names en lugar de la lista del setup script.

La salida de consola esperada que aparece a continuación se obtuvo manualmente a partir de los synthetic filenames y el checker. No es un execution log capturado.

Files checked: 8.
Passed: 4; failed: 4.
Report: outputs/file_naming_result/file_naming_report.csv

06Revisar los failures antes de cambiar filenames

• Confirma que los cuatro valid names previstos reciban PASS.
• Confirma que 20260230_beta_results_v01.csv se rechace aunque su text shape coincida con la regex.
• Decide quién puede renombrar shared files antes de corregir nada.
• Comprueba links, scripts, CAD references, document references o shared-drive shortcuts que puedan depender de los filenames actuales.
• Ejecuta de nuevo el checker sin cambiar OUTPUT_DIR. Debería detenerse con FileExistsError en lugar de sustituir el report anterior.

07Mantener las reglas de nombres útiles y no excesivamente complejas

Una filename convention no puede sustituir proper version control, document management ni metadata. Que un file se llame v03 no demuestra que su content sea más reciente que v02, que esté aprobado por la persona correcta ni que esté vinculado al project correcto.

El ejemplo comprueba únicamente files directamente dentro de una carpeta. No realiza recursive scan de subfolders, no impone uniqueness entre varios shared drives, no comprueba file contents ni verifica que el project token corresponda a un project real.

Cuando un equipo cambia su convention, registra la effective date y decide si los old files se mantienen sin cambios o se renombran. Una rule práctica debe ser lo bastante estable para que la gente la recuerde y lo bastante estricta para que los automated checks produzcan resultados útiles.

Registro de ejecución y verificación

2026-09-20 · ejemplo revisado manualmente · objetivo: Python 3.12 · biblioteca estándar: csv, datetime, pathlib, re · sin ejecución

• Se clasificaron manualmente 8 synthetic filenames como 4 valid y 4 invalid.
• Se identificaron tres structural failures: hyphenated date, uppercase project token y final version label.
• Se confirmó mediante razonamiento de calendario que 2026-02-30 es inválida aunque 20260230 coincida con la forma de ocho dígitos.
• Se obtuvieron manualmente los totales esperados de 4 PASS, 4 FAIL, 3 STRUCTURE_ERROR y 1 INVALID_DATE.
• Se revisó el script para full filename matching, allowed-extension checking, calendar-date validation, output collision protection y ausencia de operaciones rename o delete.
• Se obtuvo manualmente la salida de consola esperada.

Criterios de redacción y verificación de todo el sitio

Fuentes de referencia

Las explicaciones y los ejemplos son de elaboración propia. Puedes consultar los comportamientos y conceptos relacionados en las siguientes fuentes oficiales.

• Documentación oficial de Python 3.12 · re ↗ (New tab)
• Documentación oficial de Python 3.12 · datetime ↗ (New tab)
• Documentación oficial de Python 3.12 · pathlib ↗ (New tab)
• Documentación oficial de Python 3.12 · csv ↗ (New tab)